Koggenland maakt facturenstroom efficiƫnter

02 december 2014

Gemeentelijk Woningbedrijf Koggenland bewijst dat een kleine organisatie slagvaardig en vooruitstrevend kan zijn en dat korte lijnen nog altijd efficiƫnt werken. Lees het verhaal van Marcelle Komen en Maaikel Meijners over de overgang naar het digitaal factuurproces via de Corporatie Cloud.
Gemeentelijk Woningbedrijf Koggenland is nog één van de weinige gemeentelijke woningbedrijven in Nederland. “We zijn blij dat we nog steeds onderdeel zijn van de gemeente. En dat geldt andersom ook; de gemeente is ook blij dat ze nog steeds een stuk volkshuisvesting in haar gemeente heeft. De lijntjes zijn kort en we werken efficiënt”, aldus Marcelle Komen en Maaikel Meijners respectievelijk medewerker Huur en verhuur en coördinator Vastgoed bij Gemeentelijk Woningbedrijf Koggenland. We spreken met hen beiden over de overgang naar het digitaal factuurproces via de Corporatie Cloud.



Efficiënter werken
Meijners: “We hebben ruim 800 woningen waarvan de meeste laagbouw zijn en onder de huurgrens zitten. In totaal worden onze woningen beheerd door slechts 3,5 FTE. Je kunt dus gerust zeggen dat we efficiënt werken. We doen veel zaken zelf en dat is fijn want dan heb je zelf alles in de hand. We kijken ook voortdurend hoe we processen efficiënter kunnen maken en de klant zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. Zo hebben we dus ook naar het factuurproces gekeken”.

Corporatie Cloud
Komen: “Het factuurproces gebeurde eerst nogal omslachtig omdat de afdeling Financiën van de gemeente de facturen zelf eerst inscande en invoerde in haar eigen financiële systeem. Hierna ging de factuur pas door naar ons. Er zaten wel vijf schakels tussen voordat de factuur werd betaald en iedere keer was er overdracht. Er raakten facturen zoek en het was moeilijk te zien waar de factuur in welk deel van het proces zich bevond.”
 
Meijners vult aan: “Dit proces hebben we aangepakt door gebruik te gaan maken van het digitale factuurproces via de Corporatie Cloud. We hebben dit proces heel eenvoudig ingericht met zo weinig mogelijk handelingen maar met het behoud van het vier- ogen-principe. We hebben nu een veel kortere doorlooptijd en dit zorgt ervoor dat we heel snel kunnen betalen. Daarbij hebben we het overzicht en weten we precies waar en in welk stadium welke factuur zich bevindt. Onze leveranciers hebben we min of meer gedwongen de facturen op een bepaalde manier aan te leveren. Dit heeft geen problemen opgeleverd omdat het voor de leveranciers ook voordelen oplevert. Zo wordt er nu onder meer sneller betaald en dat is voor hen natuurlijk ook prettig. Alleen de energieleveranciers doen de facturatie nu nog op papier, maar ook met hen zijn we in gesprek.”

Rechtstreeks naar de aannemer
“Maar we hebben niet alleen het factuurproces digitaal gemaakt, we gaan nog verder”, vult Komen aan. “We willen er naar toe dat onze klanten voor standaard meldingen rechtsreeks contact zoeken met de aannemers. Wij krijgen dan alleen nog de terugkoppeling. We gaan dus een beslisboom opzetten waar men automatisch bij de goede aannemer terechtkomt. Voor riool en CV meldingen gaan ze al rechtstreeks naar de aannemer. Dit willen we allemaal gaan regelen via internet."

Kortom: Gemeentelijk Woningbedrijf Koggenland bewijst dat een kleine organisatie slagvaardig en vooruitstrevend kan zijn en dat korte lijnen nog altijd efficiënt werken.

Ook geïnteresseerd in het digitale factuurproces via de Corporatie Cloud? Klik hier voor meer informatie of een demo.