Dit is de toekomst, geen dubbel werk meer

16 januari 2018

Tienduizend reparatieverzoeken per jaar. Business as usual bij Woonpartners Midden-Holland. Maar de tienduizend werkbonnen die ingeklopt, gefaxt, gemaild en opgestuurd moesten worden, daar wilden ze vanaf.

Het magazine Ondernemersbelang sprak met Hans van den Boogert (Coen Hagedoorn Bouwgroep), Stefan van der Padt (Woonpartners Midden Holland), Bertus Meijer  (NCCW), Martin Gibbon (Bouwbedrijf De Graaf) en John van der Speld (Van der Speld Bouw). 

De wens van de woningcorporatie werd gedeeld door de aannemers, waar de werkbonnen terecht kwamen. “We deden allemaal dubbel werk,” zegt Hans van den Boogert van Coen Hagedoorn Bouwgroep, vestiging Rotterdam. ‘’Het begon al met de bon twee keer inkloppen, bij Woonpartners en bij ons. Ook wij wilden dat graag anders.” Datzelfde gold voor de andere kernaannemers van Woonpartners: Bouwbedrijf De Graaf uit Moerkapelle en Van der Speld Bouw uit Gouda. Woonpartners ging intensief in gesprek met ICT-dienstverlener NCCW, gespecialiseerd in oplossingen voor woningcorporaties. “Wij wilden een elektronische verbinding tussen ons en de aannemers,” vertelt Stefan van der Padt, manager vastgoedonderhoud. “Het waren niet alleen de opdrachtbonnen die verwerkt moesten worden, maar ook statusberichten en facturen. Er waren veel administratieve handelingen mee gemoeid. Wij wilden al deze informatie onderling kunnen uitwisselen zonder papieren rompslomp en dubbelingen.”

Belangrijke wens voor Woonpartners was ook de klant beter te kunnen bedienen. “We hebben het hier over ongepland onderhoud, individuele reparatieverzoeken en mutaties rondom de woning. Daar zijn altijd individuele huurders bij betrokken en die willen we zo snel en goed mogelijk helpen. “ Bertus Meijer heeft vanuit NCCW het project begeleid. “De software die we beschikbaar hebben gesteld, is gericht op realtime uitwisselen van informatie. Heel veel handmatig werk is hiermee komen te vervallen. De software legt verbindingen tussen de verschillende systemen van de bedrijven en geeft daardoor enorme efficiency.”

De ERP-systemen, wat staat voor enterprise resource planning, moesten met elkaar gaan communiceren, verklaart de ICT-specialist. “Voor de connectie hebben we KOVRA, een soort universele computertaal, ingezet als verbinding.” Woonpartners en de aannemers werken inmiddels al enige tijd met het gezamenlijke systeem. “Het geeft heel veel voordeel,” vindt Martin Gibbon van Bouwbedrijf De Graaf. Zijn collega-aannemers zijn het daarmee eens. “Het is de toekomst,” stelt Hans van den Boogert, wat wordt beaamd door John van der Speld, eigenaar Van der Speld Bouw. “Wij hebben deze stap al gezet en gezamenlijk geïnvesteerd in de toekomst. Ik denk dat je gaat achterlopen als je deze switch niet maakt.”

Het project gaat nog verder, vertelt Stefan van der Padt. “De eerste stap was om de systemen met elkaar te laten communiceren via KOVRA, de digitale standaardtaal. De tweede stap was dat Woonpartners en de aannemers er mee kunnen werken. De derde stap is dat ook de klanten het kunnen gaan gebruiken, onze huurders dus. Klanten kunnen straks zelf een reparatieverzoek online indienen.” Behoorlijk revolutionair, aldus de vastgoedonderhoudmanager. “Niet alleen qua technologische innovatie, ook qua werkwijze. De vastgoedwereld, corporatie en bouw, is van oudsher conventioneel. Wij gaan straks een stuk planning vrijgeven aan de klant, die gaat zelf afspraken inplannen, dat is best bijzonder.”



Het is nog wel even wennen, voor iedereen, maar de stemming is zeer positief. “Als aannemer hoeven we geen dubbel werk meer te doen. En Woonpartners kan direct zien wat de aannemer doet,” zegt John van der Speld. “Niet meer achter de feiten aanlopen,” beaamt Martin Gibbon. “Het is een stukje gewenning, deze manier van samenwerken,” verklaart Hans van den Boogert. “We doen het stap voor stap. Als straks de klanten er ook mee gaan werken, moet het in één keer goed gaan.”
Niet alleen de medewerkers van Woonpartners en de aannemers moesten leren omgaan met het systeem, dat gold ook voor de buitendienstmedewerkers. Hans van den Boogert: “Onze jongens buiten, de monteurs, werken vandaag de dag ook anders dan vroeger. Ze waren, bij wijze van spreken, gewend om met hamer en zaag op pad te gaan, maar krijgen er nu een smartphone en tablet bij.

Dat is tegenwoordig de standaarduitrusting van de monteur.” Stefan van der Padt herkent dit: “Wij lopen ook niet meer buiten met een notitieblokje, alles wordt direct digitaal ingevoerd.” De digitalisering is niet te stoppen, volgens de aanwezigen. “De ontwikkeling gaat nog veel verder,” voorspelt Martin Gibbon. “Niet meedoen is geen optie.” Geen twijfel over trouwens: “Wij hebben voordeel, zij hebben voordeel. Aannemers, woningcorporatie en huurders. Het maakt het ons allemaal gemakkelijker.”

Woonpartners is de eerste woningcorporatie in de regio die dit met meerdere leveranciers tegelijk mogelijk maakt. “Onze klant is aan het veranderen, wordt steeds digitaler. Natuurlijk kan de klant ook nog steeds bellen met een reparatieverzoek of langskomen aan de balie, we houden alle kanalen open. Veel mensen willen echter meer digitale mogelijkheden, ze kunnen straks zelf, op een moment dat het hen schikt, een reparatie inplannen.”