Metamorfose BIS wordt enthousiast ontvangen: eerste corporaties live

19 december 2016

BIS wordt geupdate en heeft een metamorfose ondergaan: XBIS. Naast een geheel nieuwe frisse look and feel is het primaire systeem eenvoudiger in gebruik geworden. Bijzonder aan het project is, dat een groot aantal klanten mee heeft geholpen in de ontwikkeling van XBIS. Voor het project is een speciaal klantenpanel in het leven geroepen. Onlangs gingen de eerste klanten live en naar aanleiding daarvan zijn we bij enkele leden van het panel langs geweest om met hen te praten over XBIS.

Fris en vernieuwend
Als eerste gingen we naar Limburg. Robin Sijben van Woningstichting Nederweert is enthousiast. Robin: “Mijn eerste indruk van XBIS is dat het fris en vernieuwend is. Wat ik bijvoorbeeld zeer handig vind is dat XBIS nu opgedeeld is in drie componenten: het menu, het werkveld en de sleutelgegevens. Hierdoor weet je altijd waar je zit. Het is prettig dat we vanaf het begin van het traject erbij betrokken werden. Gedurende de sessies zie je ook dingen veranderen. Met name bij de sleutelgegevens . De één wil er dit in en de ander dat. We hebben een bevindingentool gekregen waarin we onze opmerkingen kunnen plaatsen. Hierin kunnen we zetten wat werkt of niet werkt en waar we aanpassingen willen. Dit is erg handig. Je ziet ook dat NCCW hier echt werk van maakt.

Toen Robin werd gevraagd voor het klantenpanel om mee te denken, stond hij er gelijk voor open. Robin: "Ik hou van nieuwe dingen en vond het ook belangrijk dat een kleine corporate bij het project betrokken werd. Bij de sessies van het klantenpanel merk je ook dat iedere corporatie op zijn eigen manier met BIS werkt. Wij hebben bijvoorbeeld maar een mutatiegraad van 5% terwijl er ook panelleden met een mutatiegraad van bijna 60 procent zitten”. 

Bij de tijd
Als tweede reizen we naar Wageningen naar de studentenhuisvester Idealis waar Gonny van Hout medewerker Financiën & Automatisering is. Gonny: “Wij staan altijd open voor vernieuwing. Het huidige BIS had een opfrisser nodig en dat is gelukt. Het ziet er erg mooi uit. Je merkt dat XBIS veel intuïtiever is. Het is prettig dat er geluisterd wordt naar wat klanten willen. In de klantenpanelsessies kwam naar voren dat corporaties allemaal op hun eigen manier zoeken. Wij zijn een studentenhuisvester met veel buitenlandse studenten die vaak nog moeilijk te verstaan zijn ook. Dus wij zoeken veel op persoons- of VHE-nummer. Een straatnaam-huisnummer heeft bij ons soms wel meer dan 500 bewoners. Dit zoeken kan nu op veel verschillende manieren en is sterk vereenvoudigd”.

Gonny geeft aan dat het gebruik van XBIS een andere manier van werken is die meer bij deze tijd past. Gonny: “Je moet het dus ook niet zo maar neerzetten bij iedereen in de organisatie. We hebben nu één persoon die ermee werkt en na instructie zullen er meerdere gaan volgen. Het heeft wel impact voor de organisatie. Ook zit nog niet alles in XBIS. Zo komt het financiële gedeelte volgend jaar”. 

Vertrouwen
We vervolgen onze reis naar Gorinchem bij Marjolein Ruiter, medewerker van de financiële afdeling bij Poort6. Marjolein: “XBIS is qua look en feel heel anders. Het oogt een stuk rustiger, prettiger en echt van deze tijd. Toen ik twee jaar geleden bij Poort6  kwam werken heb ik aan BIS moeten wennen. Met name het werken met transactiecodes was ik niet gewend. Het nieuwe XBIS zit nu veel logischer in elkaar. Prettig vind ik dat sleutel-/basisgegevens altijd op het scherm staan zodat je altijd weet waar je mee bezig bent. Bij Poort6 zijn er altijd veel ontwikkelingen gaande en daarom vind ik het wel goed dat XBIS geleidelijk wordt ingevoerd”.

Marjolein vervolgt: “Ik vond het ook leuk om samen met andere corporaties op te trekken. Je leert van elkaar. Met het klantenpanel hebben we als het ware een kijkje achter de schermen gekregen en ik heb daardoor veel vertrouwen in het team van XBIS gekregen. Het zijn echte ICT mensen maar ook juist mensen die de vertaalslag kunnen maken tussen de gebruiker en ICT”.

Optimaal benutten
Als laatste gaan we naar het mooie Noorden: Groningen. We spreken met Arjan van Dijken en William Pormes, beide van de afdeling Woondiensten van de Huismeesters. William begint: “We zijn voortdurend aan het kijken, hoe we processen kunnen versnellen en verbeteren. Dit was één van de redenen voor ons om mee te doen. Arjan vult aan: “Ik ben iemand die wil weten wat hij doet. Alles moet logisch op elkaar volgen. Goed ook dat NCCW gebruikers inschakelt bij de ontwikkeling. De gebruiker is toch je beste tester. Het is nu handig dat het scherm in drie delen is verdeeld. Hierdoor is het overzichtelijk gemaakt. Zo blijft het klantdossier altijd in beeld dus je weet altijd waar je aan werkt”.

Zowel Arjan als William geven wel als tip mee dat een goede opleiding essentieel is, zodat je er in één keer goed mee gaat werken. Arjan: “Wij kwamen er achter dat wij zelf nooit een opleiding hebben gehad maar via via zijn ingewerkt. BIS biedt veel meer dan we nu gebruiken, dus het starten met XBIS kan ook een hele mooie aanleiding zijn om alles eens goed te gebruiken en de mogelijkheden optimaal te benutten. We komen nu achter dingen die we allang hadden kunnen gebruiken”.
William: “Een nieuwe gebruiker zal ook sneller XBIS leren dan iemand die al 10 jaar met BIS werkt. We hebben hier nu een stagiaire aan het werk en die heb ik even XBIS laten zien, maar die was er eigenlijk heel snel wegwijs in”.

Met dit enthousiasme keren we weer huiswaarts. Klanten ervaren XBIS als fris en vernieuwd en zijn blij met de stappen die worden genomen.