Vertrouwen op de kracht van procesgestuurd werken in de keten

25 februari 2016

Het verbeteren van klanttevredenheid, efficiƫnter werken en tot veertig procent besparen op kosten. Het zijn doelen die vrijwel iedere corporatie wel wil behalen, maar hoe doe je dit? Volgens softwareleverancier NCCW uit Almere is de Corporatie Cloud de oplossing, en CorporatieGids.nl sprak hierover met Commercieel Directeur Peter Bos (foto links) en Business Development Manager Bertus Meijer (foto rechts). "Procesgestuurd werken in de keten is een must, en dat is precies wat de Corporatie Cloud levert."

De Corporatie Cloud hangt volgens Peter als een wolk over de verschillende processen bij een corporatie. "Deze lopen door veel verschillende systemen, afdelingen en organisaties. Als die allemaal als een los eilandje worden gezien, moet je veel dubbel werk doen. De Corporatie Cloud laat de verschillende partijen en applicaties beter met elkaar samenwerken, waardoor qua efficiency een grote slag in de gehele keten wordt geslagen."

Meer dan ERP                                                           
Bertus vult zijn collega aan: "Wij hebben als visie dat je niet alle functies in één applicatie kwijt kunt. Je moet daarom verder kijken dan alleen een ERP-systeem. Die structuur is ontwikkeld in de jaren 80 en 90, een tijdperk voor de opkomst van het internet en mobiel werken. Die beperkingen voel je nog steeds. Een ERP-systeem zal zeker nog nodig zijn bij een corporatie, maar dat betekent niet dat je je daardoor in je ontwikkelingen moet laten beperken."

"Wanneer je als corporatie dus effectief wilt werken, dan heb je iets anders nodig. Corporaties en co-makers hebben allebei een ERP-systeem waarin twee keer hetzelfde moet worden ingevoerd. Dat is dubbel werk, en dus niet effectief. Met de Corporatie Cloud kun je dit voor een deel samenvoegen; omdat wij gebruikmaken van Business Process Management (BPM) is één registratie voldoende. Op deze manier kunnen andere partners in het proces ook waarde toevoegen en wordt er efficiënter gewerkt."

Regisseren in plaats van registreren
In de praktijk betekent dit dat de rol van een corporatiemedewerker verandert van registrerend naar regisserend. Peter: "Huurders en co-makers worden als het ware nieuwe medewerkers binnen een organisatie. Zij gaan zaken registreren - waarde toevoegen - terwijl medewerkers aandacht besteden aan iets wat nodig is. Omdat processen worden geautomatiseerd voelen ze aan als een zelfrijdende auto; je gaat geruisloos van punt A naar punt B en hoeft alleen in de meest uitzonderlijke gevallen het stuur vast te pakken."

"Dit betekent dat de corporatiemedewerker geen dubbel werk hoeft te doen, en meer zijn specifieke kennis kan gebruiken. Hij of zij kan zich proactief opstellen binnen de organisatie en eventuele problemen voorkomen in plaats van genezen. Dat zal uiteindelijk de tevredenheid onder huurders vergroten; mensen zijn nu eenmaal sneller tevreden wanneer ze niet hoeven te klagen voordat iemand langskomt. En lachende gezichten bij huurders zullen ook voor een vrolijk hart bij de corporatie zorgen."

Processen elimineren
Corporaties kunnen daarnaast - omdat er effectiever gewerkt wordt - bepaalde processen uit hun keten elimineren. "Denk bijvoorbeeld aan wanneer een huurder een reparatieverzoek indient," legt Bertus uit. "Met de Corporatie Cloud wordt dit verzoek niet alleen in het systeem van de co-maker gezet, maar ook bij de corporatie. Zodat de co-maker direct aan de slag kan en de corporatie is geïnformeerd over het welzijn van zijn huurder. Omdat je op deze manier de keten laat samenwerken, kan de corporatie veel kosten besparen. Bij sommige processen tot veertig procent. Dat het werkt, merken we onder andere bij de 28 implementaties die we hebben gedaan in 2015."

Systeemonafhankelijk
Eén van de belangrijkste features van de Corporatie Cloud is dat hij onafhankelijk van het ERP-systeem bij een corporatie draait. "Veel mensen denken bij de naam Corporatie Cloud direct aan NCCW en gaan er vanuit dat de software alleen op ons systeem kan draaien. Maar het is juist wél mogelijk om te koppelen met andere systemen omdat de Corporatie Cloud gebaseerd is op BPM en zich richt op het ketenproces. De Corporatie Cloud is daardoor bij iedere corporatie te gebruiken, ongeacht het ERP-systeem."

Voorbereiden op de toekomst
"Wij verwachten dat het onderhoudsproces bij corporaties de komende jaren nog belangrijker wordt," sluit Peter af. "Niet alleen wordt de kwestie of je moet uitbesteden steeds groter, ook zullen de grenzen tussen verschillende partijen nivelleren. Huurders en co-makers zullen nog meer dan nu als corporatiemedewerker functioneren en waarde toevoegen aan de keten. De Corporatie Cloud sluit daarop aan en stelt corporaties in staat zich voor te bereiden op de toekomst."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 25 februari 2016